対象: 新Office365 Office 365 Enterprise
(この記事は 2014 年 5 月 1 日に Office Blogs に投稿された記事 Connecting the dots with Project Lite: From time tracking and collaboration to business growthの翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
Microsoft Project Online と Project Server のプロダクト マネージャーをしていると、大勢のお客様とお話しする機会があります。そのときにたずねられる質問で最も多いのが次の 3 点です。
1) 時間管理やプロジェクトの更新情報の収集などといった日常的なプロジェクト管理タスクを自動化し、その分の時間をより重要な活動に充てるにはどうしたらよいか。
2) プロジェクトやポートフォリオに関する洞察を引き出すにはどうしたらよいか。
3) チーム メンバーと関係者の間で、よりスムーズに共同作業やコミュニケーションを行うにはどうしたらよいか。
時間管理やチーム メンバーの共同作業を適切に行うことができれば、プロジェクト レベルでの効率化を達成できるだけでなく、より優れたビジネス成果を得ることができます。
時間管理は、多くのプロジェクト チーム環境の管理プロセスを支える基本的な要素です。通常、チーム メンバーが各プロジェクトについて 1 週間の作業時間を報告し、それを基に給与処理や記録管理が行われます。作業時間の予実管理はスプレッドシートやアドホックのデータベースで行われることが多いものの、これではデータの真の価値を十分に引き出すことはできません。
時間管理情報にはどのような価値があり、企業がタイムシートのデータを最大限に活用するにはどうすればよいのでしょうか。まず、時間とタスクの更新情報は、予測を立てたり、コストを把握したり、進捗状況を判断、報告したりするときに、非常に役立ちます。プロジェクト マネージャーは、手動のプロセスやアドホックのサードパーティ製ツール、スプレッドシートを使用する代わりに、全体的なプロジェクト計画を管理するプラットフォームにタイムシートのプロセスを統合するべきです。そうすれば、プロジェクトの進捗状況をシームレスに予測、管理できるようになり、計画が変更された場合にも迅速に対応することができます。
また、企業全体で標準化された単一のプロジェクト計画/報告ソリューションを使用すれば、さらに大きなメリットが得られます。チーム メンバーが割り当てられたタスクの作業を行い、タイムシートの提出を続けるうちに、勤務地や部門を超えて、リソースの活用、リソースの制約、プロジェクトの成果について興味深い洞察が得られます。こういった洞察に基づき、経営陣や IT エグゼクティブが適切な人材を雇用し、リソースの割り当てを見直すことで、需要に見合ったリソースを確保できるようになります。
統合された Project の計画/報告ツールの使用により、プロジェクトのチーム メンバーが、特定のタスクまたはプロジェクトの特定の段階に関連する懸念事項やリスクを事前に取り上げることも可能になります。この情報を活用して、プロジェクト マネージャーは適切なタイミングで軌道修正を行うことができます。
プロジェクト計画/報告ソリューションでは、強力な共同作業支援プラットフォームを使用することで、プロジェクト チーム メンバーや関係者がプロジェクト ドキュメントの保管、追跡、共有や、ソーシャル環境での音声、電子メール、インスタント メッセージを使用したコミュニケーションを簡単に行うことが可能です。企業でサードパーティ製のドキュメント共有および共同作業支援プラットフォームを使用している場合、プロジェクト管理ソリューションに統合されていないツールでは機能が限られてしまうため、ニーズが十分に満たされません。
マイクロソフトは、前述したすべてのメリットを企業のお客様に提供するために Project Lite をリリースしました。Project Lite (英語)は Project Online および Project Server の付属サービスとして提供され、タイムシートの提出、タスクの管理、懸念事項やリスクの特定、チーム メンバーやプロジェクト関係者との共同作業を行うことのできる高度で連携性の高い環境を、1 ユーザーあたり月額 7 ドル (米国価格) という魅力的な価格で実現します。
この少額の投資によって、プロジェクト管理を全員で行い、チーム メンバーがプロジェクトの成果物に関する作業などの付加価値をもたらす活動に効率的かつ集中して取り組めるようになります。その結果、企業は多大な利益を得ることができるのです。