対象: 新Office365 Office 365 Enterprise, Office 365 Business, Office 365 Education
(この記事は 2015 年 5 月 18 日に Office Blogs に投稿された記事 Outlook Web App + OneDrive for Business just got betterの翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、Outlook Web App チームでプログラムマネージャーを務める Rebecca Lawler と James Peters による記事をご紹介します。
昨年マイクロソフトは、Office 365 ユーザー向け��初めて OneDrive for Business と Outlook Web App の統合を発表しました。この統合により、ユーザーは OneDrive for Business のファイルをメールで送信できるようになったほか、メニューから [Insert]、[Attachment] の順に選択して編集と閲覧のアクセス許可を設定し、受信トレイのコンテキストを保持したまま、OneDrive に移動することなくクラウド上のファイルを簡単に共有できるようになりました。
今回この統合がさらに強化され、Outlook Web App での OneDrive for Business のファイルの保存と共有がもっと簡単になりました。
添付ファイルを OneDrive for Business に直接保存
Outlook Web App で受信したメールの添付ファイルを、OneDrive for Business 上のフォルダーに直接保存して、どこからでもファイルにアクセスできるようになりました。さらに重要な強化点として、OneDrive for Business 上のファイルを Office や Office Online で共同編集できるようになります。その際、複数のバージョンを管理、追跡する必要はありません。
添付ファイルを OneDrive for Business に保存するには、Outlook Web App で [Save to OneDrive] または [Save all to OneDrive] をクリックします。これでファイルが OneDrive for Business の [Email attachments] フォルダーに追加されます。いったん OneDrive に保存されたファイルは、他のフォルダーに移動したり、クラウドの添付ファイルとしてメールで送信したりすることができます。この動作について、さらに詳しくご説明しましょう。
まず、ファイルが添付されているメールを開きます。
添付ファイルを 1 点だけ OneDrive for Business に保存する場合は、そのファイルのドロップダウン メニューを開いて [Save to OneDrive] をクリックします。
添付されているすべてのファイルを OneDrive に保存する場合は [Save all to OneDrive] をクリックします。
ファイルが正常に OneDrive for Business に追加されたら、そのことを知らせるメッセージが表示されます。
大容量のファイルを共有するには
メールで大容量のファイルを共有する場合、特に社外にいるユーザーに送信するときには、送信に時間がかかるうえ、エラーが返されて受信者に到達しないこともあります。面倒で、信頼性も高くありません。たとえ正常に処理されたとしても、時間がかかることに変わりはなく、最悪の場合、ビジネス チャンスを逃したり、顧客に迷惑をかけたり、さらに悪い事態になることも考えられます。
OneDrive for Business の最初の統合から改良が進み、今回の更新でこの点が改善されました。具体的には、企業で許容されているメッセージ サイズを超過したファイルを送信しようとした場合、Outlook Web App がそのことをユーザーに自動で通知するようになりました。このとき、そのファイルを OneDrive for Business にワンクリックでアップロードできるオプションが提示され、[Send as attachment] オプションはグレーアウトされて使用できないようになります。
また、非常に大きなサイズのファイルを添付しようとした場合にも、警告が表示されて OneDrive for Business へのアップロードが促されます。これに従うと、送信するメッセージのサイズが小さくなり、メールボックスの容量も抑えることができます。また、受信者もファイルのサイズを心配することなく、確実にメールを受け取ることができます。
現在、Outlook Web App では最大 200 MB までのファイルを直接 OneDrive for Business にアップロードすることができますが、これから 4 ～ 8 週間のうちには、その制限がさらに 2 GB まで引き上げられる予定です。
よく寄せられる質問
Q: この新機能はいつから使用できますか。
A:これらの機能は、既に世界中の Office 365 ユーザーに向けてリリースが開始されています。今週中にはほとんどのお客様にご利用いただけるようになり、1 ～ 2 か月以内にはすべてのお客様に提供される予定です。
Q: この機能は Office 365 のどのプランで使用できますか。
A: Exchange Online と OneDrive for Business が含まれている一般法人向け、政府機関向け、教育機関向けのすべての Office 365 プランでご利用いただけます。
Q: Outlook.com ユーザーはこの機能を使用できますか。
A:今回の更新は、企業向け、政府機関向け、学術機関向けの Office 365 で、Outlook Web App と OneDrive for Business を使用しているお客様を対象としています。この機能は、Outlook.com および OneDrive.com では既に利用が開始されています (英語)。
Q: Outlook 2013 など、デスクトップ版の Outlook クライアントではこの機能はサポートされていますか。
A:現時点ではサポートされていませんが、今後デスクトップ版の Outlook クライアントでもご利用いただけるようになる予定です。なお、デスクトップ版の Outlook クライアントでも、お客様のコンピューター上にある OneDrive for Business 用の同期フォルダーに添付ファイルを保存すると、[Save to OneDrive] と同様の機能を使用できます。
Q: ファイルの保存場所は変更できますか。
A: [Save to OneDrive] を実行すると、添付ファイルは自動的に [Email attachments] フォルダーに保存されます。OneDrive for Business に保存された後に、任意のフォルダーに移動することができます。
Q: ファイルを OneDrive for Business に保存しようとしたら、エラーが発生しました。どのような原因が考えられますか。
A:ファイルの種類を確認してください。一部の種類のファイルは OneDrive for Business に保存できません。保存できないファイルの種類は、こちらのページでご確認いただけます。
Q: 同じファイルを 2 回保存すると、どうなりますか。
A: OneDrive for Business の [Email attachments] フォルダーに 2 点のファイルが保存されます。2 点目のファイルには、ファイル名の末尾に自動的に「(1)」という文字列が追加されます。たとえば、「FileName.docx」というファイル名の場合は「FileName(1).docx」となります。
Q: 200 MB を超えるファイルを、アップロードか添付で送信したいのですが。
A: Outlook Web App のファイル サイズ制限は、今後 4 ～ 8 週間のうちに 2 GB に引き上げられる予定です。引き上げが完了するまでの間、2 GB を超えるファイルは OneDrive for Business にアクセスして直接アップロードを行ってください。
Q: 自社のメッセージの最大サイズを 150 MB に引き上げましたが、OneDrive for Business にアップロード可能なファイルサイズは 25 MB に制限されています。なぜですか。
A:企業ではそれぞれ、独自のルールでメッセージの最大サイズが設定されています。Office 365 のメールボックスの最大メッセージ サイズの既定値は 25 MB ですが、先日の更新で、Office 365 管理者がメッセージの最大サイズを 150 MB に引き上げられるようになりました。
現在、Outlook Web App の添付ファイルの最大サイズは、1 点あたり 25 MB 未満に制限されています。25 MB を超えないファイルであれば、管理者が設定した制限の範囲内で、ファイルを複数添付することができます。25 MB を超える場合、現時点では OneDrive for Business に直接アップロードする必要がありますが、近日中にこの制限は廃止される予定です。