共有メールボックスでの、送信済みアイテムの制御方法

対象: 新Office365 Office 365 Enterprise, Office 365 Business, Office 365 Education

(この記事は 2015 年 3 月 3 日に Office Blogs に投稿された記事 Want more control over Sent Items when using shared mailboxes?の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

メールボックスを複数のユーザーで共同作業ツールとして使用する場合でも、顧客とのコミュニケーション窓口として使用する場合でも、メールの送信履歴を保存しておくことはビジネスにおいて重要です。Exchange 2010 には送信済みアイテムの保存を設定する方法がありましたが、Exchange 2013 以降ではこの機能が提供されていませんでした。

共有メールボックスを使用するメンバーが送信したすべてのメールのコピーを各自の送信済みアイテム フォルダーに保存できるようにしたいという声が多く寄せられたため、送信済みメールの制御を一部変更することになりました。

この機能が有効になると (以下参照)、共有メールボックスから送信されたメールのコピーがすべて既定で保存されるので、誰が共有メールボックスまたは代理人としてメールを送信したのかを逐一確認する必要がなくなります。

しくみ

共有メールボックスにて権限が付与されているメンバーは、共有メールボックスまたは代理人としてメールを送信できます。今回の機能により、共有メールボックスから送信したメールのコピーが共有メールボックスの送信済みアイテム フォルダーに保存されるようになります。代理人として送信するメールも同様の設定が可能です。

送信メールのコピーは、各メンバーの個人用メールボックスの送信済みアイテム フォルダーにも保存されます。

管理者は、共有メールボックスおよび代理人のどちらの送信メールも制御することができます。以下の表に、メンバーが共有メールボックスからメールを送信した場合の保存先をまとめています。

*ユーザーのメールボックスが Exchange 2013 CU9 サーバー上にあり、共有メールボックスが Exchange 2010 サーバー上にある場合、共有メールボックスには以下のようなメッセージが送信されます。

このメッセージは、共有メールボックスが Exchange 2013 CU9 サーバーに移行するまで送信され続けます。

対象ユーザー

Office 365 の共有メールボックスを使用しているお客様 (近日提供開始予定) と、オンプレミス (Exchange 2013 CU9 以降) のお客様に提供予定です。

この機能を有効化/無効化する方法

共有メールボックスでは、この機能は既定で有効となっており、設定の必要はありません。

この機能を無効にするには、機能の有効化フラグを FALSE に設定します。

　　　共有メールボックスとして送信するメールの場合: set-mailbox <メールボックス名> -MessageCopyForSentAsEnabled $False

　　　共有メールボックスの代理人として送信するメールの場合: set-mailbox <メールボックス名> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $False

この機能を再度有効にするには、以下のコマンドを実行します。

　　　共有メールボックスとして送信するメールの場合: set-mailbox <メールボックス名> -MessageCopyForSentAsEnabled $True

　　　共有メールボックスの代理人として送信するメールの場合: set-mailbox <メールボックス名> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

その他の注意事項

• 共有メールボックスを使用するには、管理者が共有メールボックスを作成し、ユーザーとして追加する必要があります。
• Office 365 Small Business の管理者は、「共有メールボックスを作成して使用する」を参照してください。それ以外のバージョンまたはオンプレミスの Exchange の管理者は、TechNet の「共有メールボックスの作成」を参照してください。

Paul Lo