対象: 新Office365 Office 365 Enterprise, Office 365 Small Business, Office 365 Midsize Business
(この記事は 2014 年 9 月 3 日に Office Blogs に投稿された記事 Propose New Time—a new feature for Outlook Web App in Office 365の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、Exchange エンジニアリング チームのシニア プロダクト マネージャーを務める Will Holmes の記事をご紹介します。
新たに会議を開こうと思っても、だれもが多くの会議に追われているためにスケジュールに空きがなく、全員に都合が良い日時を見つけるのはひと苦労です。そんなときでも Office 365 の Outlook Web App (OWA) なら、別の日時を指定する機能を使用して、簡単にスケジュールを調整できます。この OWA の機能では、空いている日時をたった数回のクリックで提案できるので、都合が合わない会議出席依頼が来ても、すぐに辞退したり、会議の開催者と何度もやりとりをして別の日時に調整したりする必要はありません。また、開催者にとっても非常に便利な機能です。出席者から提案された別の日時を簡単に確認できるので、出席者全員に都合の良い日時を確実に見つけることができます。
現在、この機能は、大部分の Office 365 ユーザーの皆様に提供されています。9 月末までにはすべての Office 365 ユーザーにご利用いただけるようになります。また、OWA for iPad、OWA for iPhone、OWA for Android などのモバイル アプリでも利用可能です。
最新のデスクトップ版 Microsoft Outlook をご利用の方は、この機能をよくご存知でしょう。出席者は、自分を含めた全員の空き時間情報を確認して、新しい日時を開催者に簡単に提案できます。開催者がその日時を承諾すると、会議の開催日時がすぐに再設定されます。
出席者が新しい日時を提案するには
会議への出席を依頼された場合に別の日時を指定する方法について見ていきましょう。まず、会議の開催者から出席依頼を受け取ります。現在、会議出席依頼には、従来の [Accept]、[Tentative]、[Decline] ボタンに加えて、[Propose New Time] ボタンが表示されます。
Outlook Web App をご利用の方はご存知のとおり、会議出席依頼には関連するスケジュール情報が含まれます。次のスクリーンショットでは、スケジュールの競合が発生していることを示す通知が表示されています。このような場合には、会議出席依頼を受け取ったとき、その開催日時の前後に登録されている予定表上のイベントの情報が直接表示されているので、都合の良い日時をすぐに見つけることができます。
別件と重なっている、または最初に提案された日時では都合が悪い場合は、出席依頼または予定表のイベントにある [Propose New Time]ボタンをクリックします。[Propose New Time]をクリックすると、承諾して新しい日時を指定する、仮承諾して新しい日時を指定する、または辞退して新しい日時を指定するという 3 つのオプションが表示されます。最初に指定された日時でも参加できるけれど、可能なら他の日時に変更してほしい場合は、承諾して新しい日時を指定するオプションを選択します。このオプションは、Outlook Web App のみで利用可能です。
3 つのオプションのいずれか 1 つをクリックすると、スケジュール アシスタントのビューが表示されます。Outlook Web App で空き時間情報を共有している場合、全員の空き時間を簡単に確認できるので、自分だけでなく出席者全員が空いている日時を見つけることができます。
新しい日時 (上図では午後 12 時) を選択したら、スケジュール アシスタントの [OK]をクリックします。宛先に開催者が自動的に指定され、新しい日時の提案に関する情報が追加されたメール メッセージが作成されます (下図を参照)。[To:]、[Cc:] または [Bcc:] の各フィールドに宛先を追加できます。
これで完了です。このように、会議出席依頼の日時が別件と重なっている場合も、別の日時を指定する機能を活用すれば、短時間で簡単に空いている時間を見つけることができます。
会議開催者が新しい日時の提案を管理するには
では次に、会議開催者の立場からこの新機能について見ていきましょう。出席者から別の日時を提案するメールを受信すると、その通知が会議出席依頼に表示されます。
この通知 (上図を参照) の [Edit event]をクリックすると、イベント編集フォームが表示されます。このフォームに含まれるリンク (下図を参照) からスケジュール アシスタントにアクセスして、出席者の空き時間情報を簡単に確認できます。
スケジュール アシスタントには、現時点での開催日時や出席者が提案した別の日時がすべて表示されます。これらを検討して、全員に都合が良い日時を選択します。
新しい日時を選択したら、時間を編集して、更新した出席依頼を出席者全員に送信します。このように、会議のスケジュールを短時間で調整できるので、会議の内容や目標を整理するために多くの時間を割けるようになります。
今度 Outlook Web App で会議出席依頼を受け取った際には、ぜひこの機能をお試しください。出席者と開催者、どちらの場合も、今までよりもはるかに簡単に会議日時を調整できるはずです。
—Will Holmes