対象: 新Office365 Office 365 Enterprise, Office 365 Small Business, Office 365 Midsize Business
(この記事は 2014 年 7 月 2 日に Office blogs に掲載された記事 Document collaboration made easyの翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、Exchange チームのシニア プロダクト マーケティング マネージャーを務める Steve Chew と、シニア プログラム マネージャーを務める Joey Masterson の記事をご紹介します。
電子メールにファイルを添付して送信するとき、多くの場合、だれかと共同作業を行い、返信があることを想定しています。これまでは、その一連の作業が煩雑でした。たとえば、同僚に電子メールでドキュメントを送付すると、相手はまず、編集用にファイルをダウンロードしなければなりません。そしてドキュメントの編集が終わると、新規メールにファイルを添付し直して返信する必要があります。これにはいくつもの手順とコンテキストスイッチ (作業対象の切り替え) が必要で、ときに集中を妨げたり、時間がかかったりします。
マイクロソフトは、今年の初めの Microsoft Exchange Conference で、Office 365 ユーザー向けの Outlook Web App のドキュメント共同作業の機能強化を発表しました。今回は、その第 1 弾をご紹介します。この機能強化の狙いは、電子メールの添付ファイルを使ったやりとりの利便性を向上することです。この機能では、Outlook Web App から直接ドキュメントを編集することができ、編集後のドキュメントを添付して返信する作業をほんの数クリックで行えます。では、内容を詳しく見ていきましょう。
ドキュメントと電子メールのサイドバイサイドビュー
同僚がレビュー用のドキュメントを送信してきたとします。メールに添付されたドキュメントを受信トレイで確認します。
添付ファイルを開くと、このドキュメントの内容を電子メールと一緒に (「サイドバイサイド」、つまり並べて) 見ることができます。メール本文とドキュメントの内容を同時に見られるのです。すべての情報を確認するために、ウィンドウを行ったり来たりする必要はもうありません。通常のメッセージング操作 (返信や転送など) は、このビューの中だけで実行できます。
このドキュメント共同作業の機能強化で大きく変更された点は、Office ファイルのほかに、写真も 1 つのビューで表示できることです。この新しいビューでは、簡単に電子メール本文の情報と添付ファイルを並べて閲覧することができます。
ドキュメントの編集と返信が容易に
添付ファイルを編集してコメントを返信する場合、添付ファイルをダウンロードして、手を加え、編集後のファイル名を変更し、メールに再度添付して返信するという手間は、もう必要ありません。この一連の作業を、新しいサイドバイサイドビューの中で行えるのです。
操作は、添付ファイルとメッセージのすぐ上にある [コピーの編集] をクリックするだけです。
クリックすると、新機能による動作が自動的に行われます。
「全員に返信」の状態で下書きの電子メールが作成され、編集用添付ファイルが新たに保存されます。
受信した添付ファイルの編集用コピーが新規作成され、ファイル名の末尾に自分の名前が追加されます (例:「Contoso株式会社 (Anri Ootsu).pptx」)。これで、オリジナルの添付ファイルとコピーとを区別できます。
添付ファイルのコピーは編集可能で、どんな変更を加えても自動的に保存されます。編集が終わったら、電子メールに返信を書いて [送信]をクリックするだけです。
あっと言う間に、編集済みのドキュメントが自動的に添付されたメールを同僚に返信することができました。
添付ファイルの編集と、そのファイルを添付したメッセージの返信をワン アクションで行えるので、複数のウィンドウを行ったり来たりする必要はありません。電子メールの添付ファイルを使った共同作業が、これまでよりずっと容易になります。
その他の機能強化
このサイドバイサイド ビューおよび、編集と返信の機能強化のほかに、新機能が 2 つあります。添付ファイル領域の添付ファイルに関するユーザー エクスペリエンスが向上し、ファイルを添付すると従来よりも大きく、わかりやすく表示されるようになりました。また、複数の添付ファイルを、zip 形式の 1 つのファイルとして一度にダウンロードできるようになりました。
このように Outlook Web App のドキュメント共同作業のエクスペリエンスが強化され、その第 1 弾をお届けできることを嬉しく思います。今年後半にはさらに機能が強化される予定です。それまでの間も、お客様のニーズに引き続き対応していけるように、皆様からのフィードバックをお待ちしております。
— Steve Chew、Joey Masterson
よく寄せられる質問
Q: 新しいサイドバイサイドビューでサポートされるファイル形式を教えてください。
A: 現在のところ、Microsoft Word、Excel、PowerPoint 形式のすべてのファイル、PDF ファイル、ほとんどの画像形式のファイルを表示できます。今後のリリースで、表示できるファイル形式をさらに増やしていく予定です。
Q: 新しい編集/返信のワークフローで編集可能なファイル形式を教えてください。
A: 現在は、Microsoft Office 2007 以降のバージョンで作成した Word、Excel、PowerPoint 形式のファイルの編集をサポートしています。