対象: 新Office365 Office 365 Enterprise, Office 365 Small Business, Office 365 Midsize Business
(この記事は 2014 年 3 月 13 日に Office ブログに投稿された記事 Discover Calendar Search in Outlook Web Appの翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、Exchange エンジニアリング チームのシニア プログラム マネージャーを務める Neel Joshi と、Exchange テクニカル マーケティング チームのシニア プロダクト マーケティング マネージャーを務める Steve Chew の記事をご紹介します。
予定表で、登録したイベントを捜そうとして、どの週だったか思い出せずに困った経験はありませんか? 打ち合わせを設定するために、ある日時の相手の予定を速やかに確認したいが、わざわざ問い合わせて仕事の邪魔をしたくはないなと思ったことは? Outlook Web App に新たに導入された予定表検索を利用すれば、数回クリックするだけでこうした問題が解決できます。
予定表検索では、自分の予定表やグループの予定表から、過去、現在、未来のイベントが検索できます。さらに、他のユーザーの予定表を検索して、自分の予定表に重ねて表示できるので、双方の予定を簡単に比較できます。
キーワードによる検索結果から他のユーザーの予定表を見つける
自分の予定表のイベントを検索する
キーワードやキーフレーズで自分の予定表を検索するには、自分の予定表を選択してから、検索ボックスにキーワードを入力して、Enter (または検索アイコン) をクリックまたはタップします。
Outlook Web App では、入力したキーワードに基づいて、イベントのメモ、件名、場所、出席者/開催者の名前、あるいはイベントに適用された分類名を検索して、その結果を表示します。
予定表検索の結果は、月ごとに分類され、日付の新しい順に並べられます。ただし、定期的なイベントだけは、他の検索結果と混ざらないように別途分類されて、一番上に表示されます。Outlook Web App をデスクトップ ブラウザーやタブレット ブラウザーで表示する場合、および各種デバイス用の OWA をタブレットで使用する場合は、検索結果の一覧と並んで閲覧ウィンドウが表示されます。閲覧ウィンドウには、リスト ビューで選択したイベントについて表示されます。各種デバイス用の OWA をスマートフォンで使用する場合は、検索結果の一覧だけが表示されます。検索結果をタップすれば、詳細を確認できます。
検索結果と閲覧ウィンドウが並べて表示され、定期的な項目は一番上に、続けて他の検索結果が月ごとに分類されて表示される (デスクトップ ブラウザーで Outlook Web App を使用した場合)
見やすさを考慮して、定期的な予定が検索に該当した場合は、1 件の項目として表示され、展開すると直近 8 回のスケジュールが確認できます。
検索に該当した定期的な予定を展開すると、直近 8 回のスケジュールが表示される
他のユーザーの予定表を開く
予定表検索では、グローバル アドレス一覧に登録されている他のユーザーの予定表を簡単に開くことができます。ある人物の名前を入力していくと、最近やり取りした人のうち候補となる人物が [OPEN CALENDARS] セクションに表示されます。候補リストの中に該当する人物がいない場合は、[Search Contacts and Directory]ボタンで、さらに多くの検索結果を表示できます。
最近やり取りした人の中から、検索キーワードに一致する人物が結果一覧に表示される
一覧の中から人物を選択すると、予定表リストの [OTHER CALENDARS] グループの一番下に一時的に追加されると共に、その人物の予定表が自分の予定表と重ねて表示されます。この操作を繰り返すことで、Outlook Web App で最大 10 の予定表を一度に表示できます。このようにすれば、打ち合わせを行えそうな空き時間をひとめで見つけることができます。
Robin の予定表を開くと、Robin と自分の空き時間が比較して表示されると共に、予定表リストに Robin が一時的に追加される
検索して見つけた他のユーザーの予定表を固定するには、ユーザー名の横にある星アイコンを使うと、[OTHER CALENDARS] リストに「お気に入り」として追加できます。こうすることで、この予定表が予定表リストに常に表示されるようになります。また、X (閉じる) の操作で、この予定表を閉じることができます。予定表を固定しなかった人物は、次回 Outlook Web App にログインした時点で、予定表リストから削除されます。
Outlook Web App の予定表検索を使えば、自分の予定表のイベントの検索や、他のユーザーの予定表の確認が簡単に行えるようになります。これまで、受信トレイの内容は検索することができましたが、これからは、予定表のイベントも同じように簡単に検索できるようになります。
- Neel Joshi、Steve Chew
よく寄せられる質問
Q: 予定表検索はいつから利用可能になりますか。
予定表検索は、今後数か月以内に Office 365 のお客様にご利用いただけるようになる予定です。
Q: 検索した他のユーザーの予定表を Outlook デスクトップ クライアントで表示することはできますか。
Outlook デスクトップ クライアントでは、お気に入りとして選択した人物を予定表リストに固定することのみ可能です。
Q: 複数の予定表を一度に検索できますか。
いいえ、現時点では、複数の予定表を一度に検索することはできません。
Q: それ以外にも他のユーザーの予定表を検索することはできますか。
現在のところ、予定表検索が利用できるようになるのは、自分のメインの予定表、予備の予定表、およびグループの予定表に限られています。