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(この記事は 2013 年 7 月 31 日に Office 365 Community Blog に投稿された記事の翻訳です)

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今回は、Alexandru Dionisieによって投稿された Grid User Post をご紹介します。

Power Query for Excel で SharePoint 2013 リストのクエリを実行する方法

すべてのデータを SharePoint リストから Excel ワークブックに抽出するには、Export to Excel機能を活用すると簡単に実行できます。
SharePoint では、Web クエリのエクスポート機能で、リストのデータをスプレッドシートにダウンロードすることができます。

このほかに、Web ブラウザーを開いて SharePoint サイトにアクセスすることなく、SharePoint からデータを抽出する方法もあります。

これは Power Query for Excelと呼ばれる機能で、さまざまなソースからデータを簡単にインポートできます。

これにより、Excel にインポートする前にフィルタリングやグループ化を行うなど、幅広い方法でデータのモデル化が可能になります。

Export to Excel機能の場合、このような作業はスプレッドシートにデータを挿入した後に実施できます。

この記事では、Export to Excel と Power Queryの両方を使用して SharePoint リストからデータを抽出し、2 つの機能の相違点をいくつかご説明します。

詳細については、新しいプレビュー版 Power BI のページ (www.powerbi.com、英語) をご参照ください。アドインの入手やサインインも、こちらから行えます。

Export to Excel

[LIST]タブで [Export to Excel]ボタンをクリックします。

Web クエリを実行する場合、外部データソースへの接続を許可するかどうかを確認するメッセージが Excel で表示されるので、

[Enable]をクリックします。

Excel から SharePoint への接続を許可すると、リストのすべてのデータがスプレッドシートにダウンロードされます。

Microsoft Power Query for Excel

マイクロソフトのサイト (英語) では、以下のように紹介されています。

Power Query は、リレーショナル、構造化、構造化、OData、Web、Hadoop、Azure Marketplace などの広範なソースのデータに対して、検出、統合、絞り込みを実行する、直感的で一貫性の高いエクスペリエンスを提供します。また、Power Query では、Wikipedia などの公開されているソースからデータを検索することができます。

ダウンロードリンク |Power Query (英語)

[POWER QUERY]で [From Other Sources]をクリックし、[From SharePoint List]を選択します。

次に、SharePoint サイトの URL を指定します。

ここで重要となるのが、SharePoint サイトへの認証です。

次のいずれかで接続できます。

• 匿名でのアクセス
• Windowsの認証情報を使用
• MOS の IDを使用

ここでは、Office 2013 に接続されている Office 365 のアカウントを使用します。MOS ID セクションで [Sign in]をクリックするだけで、自動的にサインインできます。
MOS ID は組織アカウントと同じもので、Microsoft アカウントとは異なります。

下図は、データをダウンロードしているときのスクリーンショットです (撮影した時点では 101 KB でした)。

SharePoint リストからダウンロードしたデータは、クエリエディターで見ることができます。

次のオプションを実行できます。

• フィルターの適用
• データの並べ替え
• 数式バーの非表示
• その他

[Done]ボタンをクリックすると、SharePoint リストからデータがダウンロードされます。

これで、SharePoint リストのデータを Excel 上で使用できるようになりました。

画面右側に設定ウィンドウが表示されます。

このウィンドウでは次のことが可能です。

• a - 最終更新日時を確認し、最新のデータに更新する
• b - スプレッドシートへのデータのダウンロードを有効または無効にする
• c - PowerPivotにデータを読み込む

[Load to Data Model]オプションを使用すると、ダウンロードしたデータが PowerPivotに送信され、次のような高度な機能を使用できます。

• このデータのテーブルと他のテーブルの間でリレーションを構築し、複数のソースにわたるピボットテーブルを作成する
• さまざまな視覚化データを Excel ワークシートに出力する
  • ピボットテーブル
  • ピボットグラフ
  • グラフと表
  • 4 つのグラフ
  • フラット化したピボットテーブル
  • その他
• DAX (Data Analysis Expressions) を使用して、メジャー (Excel の数式の複雑なもの) を作成する
• SharePointにダッシュボードを発行する
• その他  

アカウント情報

上記の手順の中で、Excel から SharePoint サイトに接続するよう求められます。
[POWER QUERY]には、アカウントを変更したり、保存されている接続データを削除したりするオプションがあります。

[POWER QUERY]タブで [Data Source Settings]をクリックします。

[Edit Credential]をクリックしても、選択したサイトでは、サインアウトして他のサイトにサインインすることしかできません。

サイトとそこに保存されている資格情報を削除するには、任意のサイトを選択して、[Delete]オプションをクリックします。

削除を承認するには、赤字になった [Delete]オプションをクリックします。

これで、保存されていた資格情報と共にサイトが削除されました。