対象: 新Office365 Office 365 Enterprise, Office 365 Small Business, Office 365 Midsize Business

SharePoint Online を使うと、組織内のユーザーとの情報共有にとどまらず、組織外のユーザーも招待して情報共有や共同作業を行うことができます。プラン P のテナントについては 500 人の外部ユーザーを無料で招待でき、プラン M と E のテナントについては、 10,000 人の外部ユーザーを無料で招待することができます。新しい Office 365 では、外部共有について、エンドユーザーがより直観的な操作で共有を行うことができるようになりました。外部ユーザーとの共有は、管理者によってテナント全体、およびサイトコレクションであらかじめ許可されている必要があります。実際の運用としては��エクストラネット用にサイトコレクションを 1 つ作成しておき、そこで外部共有を許可するようにしておくと、権限管理、クオータ管理などの観点から管理がしやすくなります。

外部共有を行うためのエンドユーザー操作

エンドユーザーがファイルを共有するための操作はとても簡単になりました。まず、SharePoint Online における個人用のドキュメントライブラリである SkyDrive Pro 上で外部共有が許可されている場合に、ここに置いてある特定のファイルを外部ユーザーと共有することを考えてみましょう。

いま共有するのは、「Package Project 2013.pptx」というファイルです。SkyDrive Pro の場合は、「日付」と「更新者」の間に「鍵」アイコン (または「共有」アイコン) があるので、そのアイコンをクリックします。

すると、このファイルの現在の共有の状態が表示されます。鍵になっているときは誰とも共有されていない「あなたとのみ共有」の状態、共有アイコンになっているときは組織内外の誰かと共有されていることを示しています。

外部ユーザーとファイルを共有する場合は、「ユーザーの招待」のテキストボックスに、招待したい人の電子メールアドレスを直接入力します。すると「名前解決」された状態になり、下線が引かれます。編集権限として「編集可能」とするか「表示可能」のみとするかは右側のドロップダウンで選択してください。そのあと [共有] ボタンを押すと共有が始まります。

共有が正常に行われると、ページ右側に、ファイルが共有されたことを知らせる通知が表示されます。

招待された外部ユーザーの操作

共有対象になった外部ユーザーは以下のような「招待メール」を受信します。招待メールの中にある、ドキュメントへのリンクをクリックすると、ドキュメントにアクセスすることができます。

通常の電子メールアドレスの場合は、Office 365 のサインイン画面が表示されます (hotmail や outlook.com でサインイン済みだと省略されることがあります)。招待された電子メールアドレスがマイクロソフトアカウントに紐づいていない場合は、あらかじめ紐づける処理を行っておく必要があります。外部ユーザーが別のテナントの Office 365 のユーザーである場合は、マイクロソフトアカウントとの紐づけはいりません。

サインイン画面では、招待された電子メールアドレスを入力します。

すると、アドレスによっては、異なるサインイン画面にリダイレクトされる場合があります。その場合でも、この電子メールアドレスのマイクロソフトアカウント (or hotmail, outlook.com アカウント)のパスワードを入力します。(Office 365 ユーザーの場合は、Office 365 のパスワードを入力します)

サインインが成功すると、以下のように、ファイルに直接アクセスすることができます。与えられた権限によって表示のみ、もしくはダウンロードや編集も可能です。

この外部ユーザーが SkyDrive Pro の画面を表示すると、外部ユーザーと共有されたファイルだけを見ることができることがわかります。

他のリンクを触ろうとすると、権限がないというエラーになります。

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外部共有を停止したいときのエンドユーザー操作

共有したファイルの共有を停止したいときは、ファイル自体を削除するか、以下の操作で共有権限の削除をすることもできます。

1. 再び、ファイルの「共有」アイコンをクリックします。
2. 共有を停止したいユーザーの右側の権限ドロップダウンから [共有の停止]を選択します。
   

外部共有を許可するための管理者操作

上記のような操作を行うには、管理者があらかじめテナント全体、およびサイトコレクションの外部共有を許可しておく必要があります。以下の手順に従って操作してください。

1. SharePoint 管理センターの [設定] 画面の [外部共有] のセクションで [組織外との共有を許可しない] 以外の選択肢を選択し、画面下方の [OK] をクリックします。
   
    
2. SharePoint 管理センターの [サイトコレクション]画面で、設定を変更するサイトコレクションを選択して、リボンの[共有]をクリックします。
   
    
3. [組織外への共有を許可しない]以外の選択肢を選択して、[保存]ボタンをクリックします。