対象: 新Office365 Office 365 Enterprise, Office 365 Business, Office 365 Education
(この記事は 2014 年 10 月 8 日に Office Blogs に投稿された記事 Introducing a new way to share files with Outlook Web Appの翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、Outlook Web App チームのプログラム マネージャーを務める Rebecca Lawler の記事をご紹介します。
マイクロソフトは、Outlook Web App (OWA) と OneDrive for Business を使用してファイルを共有する方法が新たに 2 つ導入されたことを発表しました。これにより、ファイルの共有や共同作業が従来よりも大幅に簡単になります。
OWA で電子メールを送信するときに、ファイルを添付する代わりに、クラウド ドライブの OneDrive for Business に存在するファイルへのリンクを簡単に挿入できます。
コンピューターやデバイスから添付ファイルを送信する場合、そのファイルは自動的にクラウド ドライブの OneDrive for Businessにアップロードされ、その場所へのリンクとしてファイルを共有できます。
これまではファイルを添付して送信した場合、相手がそのファイルを開いて編集し、そのドキュメントを返信してもらうという手間が掛かっていました。しかし、今回の更新により、あらゆるユーザーがドキュメントをリンクから直接開いて、単一のファイルを編集できるようになります。このため、共同で作業を行っているユーザーは常に最新の変更を確認することができ、また複数のバージョンが作成されて混乱する事態も避けられます。さらに、複数のユーザーが 1 つのドキュメントを Office クライアントまたは Office Online で同時に編集できます。
OneDrive for Business に存在するファイルを OWA で共有する場合、[To:] および [Cc:] の行の受信者には、自動的にファイルの閲覧および編集を行うアクセス許可が付与されます。このファイルに対するアクセス許可は、電子メール メッセージから直接、簡単に変更できます。
それでは、手順について説明します。
この手順は、ユーザーがメッセージにファイルを添付するところから始まります。
OneDrive for Business にあるファイルは、最近使用したファイルや共有されているファイルも含め、この画面から選択することができます。
ローカルのハード ディスクに存在するファイルも選択できます。ファイルの保存場所にかかわらず、ファイルを選択すると、それを OneDrive へのリンクとして送信するか、従来のように添付ファイルとして送信するかを選択できます。
ハード ディスクに保存されているファイルに対して [OneDrive で共有] を選択した場合、ファイルは自動的にお客様の OneDrive for Business の [電子メール添付] フォルダーにアップロードされます。
OneDrive 経由でファイルを送信した場合、ファイル アイコンの中に雲のアイコンが表示されるほかは、通常の添付ファイルと同じように表示されます (下図の PowerPoint アイコンを参照)。また、ファイルのタイトルの下には、受信者に付与されたアクセス許可が表示されます。
OWA の既定の設定では、すべての受信者にファイルを編集するアクセス許可が付与されますが、メッセージの作成時に各ファイルへのアクセス許可を設定することもできます。
メッセージの受信者には、共有されたファイルは他の添付ファイルと同じように表示されます。下図は、クラウド上の添付ファイルが受信者の OWA で表示された状態です。
OneDrive for Business で共有されたファイルは、クライアントの OWA では、受信者にメッセージ本文の中でタイルとして表示されます。
どちらの場合でも、受信者は添付ファイルをクリックするだけで開くことができます。
このように、非常にシンプルで簡単な手順でファイルを送信できます。各デバイス向けの OWA ではこの新しい OneDrive の統合機能が完全にサポートされているため、iPhone、iPad、および Android フォンでこの機能をご利用いただけます。外出中に携帯端末から電子メールにアクセスしてメッセージを送信するときも、OneDrive for Business のすべてのドキュメントにアクセスできるため、どこにいてもドキュメントを簡単にメッセージに含めることができます。
マイクロソフトは、Office 365 ユーザー向けに OWA でのドキュメント共同作業エクスペリエンスの改良を続けており、数か月前にも、受信したドキュメントの編集と返信を簡素化しました。この記事でご紹介している機能は、一連の改良のうち最新のものです。
OneDrive for Business の添付ファイルで共同作業を行う
ここからは、今回の OneDrive の統合によりドキュメントでの共同作業がどのように改良されたかについて説明します。OneDrive for Business を利用すると、OWA のサイドバイサイド ビューで Office Online を使用しながらリアルタイムで共同編集を行えます。ファイルはクラウドに保管されているので、すべての受信者がファイルのコピーをそれぞれ作成することなく、同時にドキュメントに変更を加えられます。
添付ファイルとして OneDrive のファイルが含まれているメッセージを受信した場合、ファイルをクリックするだけで新しいサイドバイサイド ビューが開きます。
このサイドバイサイド ビューでは、[編集および返信] をクリックするだけでファイルを直接編集できます。ファイルは編集モードで開かれるので、この状態でファイルを編集することも、電子メール メッセージに返信することもできます。
電子メールの添付ファイルを利用した共同作業はわずらわしいものでしたが、OneDrive 上のファイルを使用することで、この OWA のサイドバイサイド ビューで Office Online を使用して、リアルタイムで共同編集を行うことができます。ファイルは OneDrive に保管されているので、ファイルのコピーをいくつも作成することなく、すべての受信者が同時にドキュメントに変更を加えられます。
また、Office クライアントでも、OneDrive の機能をすべて活かしたままこのドキュメントを開くことができます。Office クライアントで開いた場合でも、最新バージョンのドキュメントを他の共同作業者と同時に編集することが可能です。どのような方法で共同作業を行うにしても、OWA を使用すれば簡単な手順で直観的に操作することができます。
よく寄せられる質問
Q: この新機能はいつから使用できますか。
A:既に一部の Office 365 ユーザーの方から順次提供を開始しており、11 月までにはすべてのユーザーの皆様にご利用いただける予定です。
Q: OneDrive に存在するファイルを電子メールで共有し、そのメッセージが他のユーザーに転送された場合、転送先のユーザーには自動的にファイルへのアクセス許可が付与されるのですか。
A: OWA を使用してメッセージが転送された場合は、転送先の受信者にも自動的にファイルへのアクセス許可が付与されます。
Q: この機能は Outlook クライアントでもサポートされますか。
A:現時点では、この OneDrive for Business の統合機能は OWA、OWA for iPhone、OWA for iPad、および OWA for Android (プレリリース版) でご利用いただけます。将来的には、Outlook デスクトップ クライアントの今後のバージョンでもご利用いただけるようにする予定です。
Q: OneDrive for Business に保存されているファイルを社外のユーザーに送信した場合はどのようになりますか。
A:送信先の社外ユーザーには、OneDrive for Business のファイルが添付された電子メール (このメッセージには他の受信者も含まれる場合があります) と、ゲスト招待メールの 2 通が送信されます (ただし、この社外ユーザーがお客様の企業と初めてファイルを共有する場合)。社外ユーザーは、このゲスト招待メールのリンクをクリックして Microsoft アカウントにサインインする (またはアカウントを作成する) と、ファイルにアクセスできるようになります。
Q: OneDrive 上のファイルを共有する場合、配布リストは使用できますか。
A:配布リストのユーザー数が 100 未満の場合、OWA は自動的に配布リストのメンバーに対してアクセス許可を付与します。