対象: 新Office365 Office 365 Enterprise, Office 365 Small Business, Office 365 Midsize Business
(この記事は 2014 年 5 月 6 日に Office Blogs に投稿された記事 Outlook Web App provides more efficient calendar delegation and management than Gmail の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
マイクロソフトは、クラウドを活用したビジネスの生産性向上に、他のどの企業よりも重点的に取り組んでいます。また、Office 365 での予定表の管理にも力を入れています。
Office 365 を利用すると、経営陣を含む社内のすべてのユーザーの生産性を向上することができます。そのことを証明するために、私はいくつかの企業で経営陣のサポートを担当している管理者の方々に導入の感想をうかがってみました。当初、彼らは Google Apps の利用を検討していましたが、最終的にクラウド ベースの生産性ソリューションとして Office 365 を選択しました。お話をうかがった管理者の方々からは、Outlook Web App (OWA) の予定表への代理人アクセス機能を効果的に活用できたというご意見や、経営陣の予定表を管理するのに便利だったという評価をいただきました。また、OWA の予定表機能をデスクトップ版の Outlook と同じように利用できる点にもご満足いただきました。また、これは管理者の皆様も私も納得した結果ですが、Office 365 の利用を通して管理者の生産性が向上したことにより、彼らがサポートする経営陣の生産性も向上しました。
OWA は、Gmail よりも使いやすく完成度が高い多機能な予定表への代理人アクセスを提供します。OWA の予定表への代理人アクセスの主な特徴を以下に示します。
1. シンプルで簡単な設定: OWA の予定表の共有および代理人アクセスのオプションは使いやすく、直観的な操作が可能です (Gmail では実現できません)。
OWA では、予定表の右上に予定表の共有ボタンが表示されており、見やすいうえに簡単に使用できます。このデザインは Gmail にも取り入れられていますが、Gmail の場合、[Share] ボタンを押しても予定表は共有されず、Google+ に対して公開されるだけです。これは、業務の生産性よりも情報の公開を優先させているためです。この機能は、予定表を管理し共有したいユーザーの混乱を招いてしまう可能性があります。Gmail で予定表の共有機能を使用するには、[Settings] に移動してから [Calendar Sharing] をクリックする必要があります。
OWA での予定表の共有
予定表モジュールの右上にある [SHARE] ボタンをクリックすると予定表を共有することができます。また、予定表を右クリックしてコンテキスト メニューを表示し、[Share Calendar] をクリックして共有することもできます。
Gmail での予定表の共有
Gmail の場合、右上に [Share] ボタンがありますが、そのボタンをクリックしても予定表は共有されません。代わりに、Google+ で情報が公開されます。予定表の共有機能を使用するには、[Settings] アイコンをクリックする必要があります。
[Settings] をクリックして [Calendar] セクションに移動しないと、予定表の共有機能を使用することはできません。
2. 高度な代理人アクセス機能: OWA には、「代理人アクセス」という特殊な機能があります。一方、Gmail には共有オプションしかありません。Gmail で代理人アクセスと同じような設定を行うには、共有機能でとりあえず対応しなければなりません。一方、OWA の場合、次のような複数レベルの代理アクセス権を設定することができます。
- [代理人のみ]
- [代理人と自分自身] (ユーザー自身と代理人の両方が会議出席依頼に返信することができます)
- [代理人のみ。自分自身に通知を送信します。] (会議出席依頼が届いていることを確認したいが自分では対応しない場合は、このオプションを選択することができます)。
Gmail には、[Make changes AND manage sharing] というオプション 1 つしかありません。このオプションを使用すると、予定表の変更権限を他のユーザーに付与することができますが、それ以上カスタマイズすることはできません。
OWA での予定表への代理人アクセス機能の使用
Gmail での予定表への代理人アクセス機能の使用
[Settings] で予定表の共有を設定する際に、[Make changes AND manage sharing] オプションを選択すると他のユーザーに予定表の変更権限を付与することができます。これは、代理人アクセスに最も近いオプションです。
3. 代理人に対する非公開イベントの非表示: OWA では、代理人に公開したくないイベントを非表示にするように設定することができます。関連するイベントを非公開として設定して [Allow viewing of private appointments] チェック ボックスをオフにするだけです。この設定は、Google カレンダーでは行うことはできません。
4. ユーザーに対する設定内容の確認: 特定のオプションを選択したユーザーは、どのような処理が行われるのか、また、正しい選択をしたのか気になるものです。OWA では、予定表への代理人アクセスを確定する前に、ユーザーに対して情報メッセージが表示されます。Google カレンダーでは、このような情報メッセージは表示されません。
5. 代理人アクセスの取り消し: 代理人アクセスを取り消す場合、OWA では、予定表へのアクセス権を [Delegate] から [View only] (詳細情報、詳細情報の一部、空き状況のみ、のいずれか) にダウングレードするか、[X] をクリックして代理人のアクセス権を完全に取り消します。
また、代理アクセス権を付与したままにすることもできますが、次のいずれかに代理アクセス権を定義し直す必要があります。1) [代理人のみ]、2) [代理人と自分自身]、3) [代理人のみ。自分自身に通知を送信します。]
Google カレンダーでは、ユーザーは代理人アクセスをダウングレードすることはできません。また、予定表を共有する際に選択できるオプションは 4 つしかありません。
代理人アクセス以外のOWA の優れた予定表機能
- 予定表の検索: OWA で予定表の検索が可能になったことにより、ユーザーは自身の予定表やグループの予定表から過去、現在、将来のイベントを検索できるようになりました。また、他のユーザーの予定表を検索したり、予定表を重ね合わせて簡単な比較を行ったりすることもできます。
- グループの予定表: 特定のグループの予定表を作成して色で区別することができます。グループのすべてのメンバーは、グループの予定表に対してイベントの追加、削除、または編集を行うことができます。グループの予定表の詳細については、ブログ記事「電子メールの進化」の「グループ」セクションを参照してください。
また、デスクトップ版の Outlook をお使いの皆様には、Microsoft Exchange の使用を強くお勧めします。そうすることで、高度な代理人アクセス機能のすべてが利用可能になり、予定表を有効活用できるようになります。Google カレンダーをデスクトップ クライアントで使用するには、Google Apps Sync for Microsoft Outlookを使用して Outlook から Google カレンダーにアクセスする必要があります。その場合も、デスクトップ版の Outlook では、Google カレンダーの限られた機能しか利用できません。
Office 365 が Google Apps よりも優れている理由については、こちらのブログでもご紹介しているので、ぜひ参照してください。