対象: 新Office 365 Office 365 Enterprise, Office 365 Small Business, Office 365 Midsize Business
(この記事は Office 365 Community Blog に 2013 年 7 月 16 日に投稿された記事の翻訳です)
この記事では、全社的にファイルを共有する方法、または社外との共有が許可されている場合に外部ユーザーまでを含めた範囲でファイルを共有する方法をご紹介します。SkyDrive Pro ライブラリで [全員と共有] フォルダーを使用する方法とすべてのユーザーを招待する方法の違いをご理解いただけるかと思います。
全員と共有する理由
SkyDrive Pro のライブラリに格納されているすべてのファイルは、ユーザーが共有を指定しない限り、非公開です。ファイルを共有するときには、ほとんどの場合、そのファイルに関心があるユーザーや、そのファイルのレビューや編集を依頼するユーザーのみに公開するよう、共有先を選択して限定します。
しかし、ドキュメントによっては社内全員との共有が必要です。この場合は通常、ファイルへの共同作業は行われず、情報提供を目的として共有されます。たとえば、企業ポリシーのドキュメントなどが挙げられます。
[全員と共有] フォルダーにファイルを格納
最も手早く簡単に社内の全ユーザーとファイルを共有するには、ファイルを [全員と共有] フォルダーに格納します。
このフォルダーについて、次の点に注意してください。
- このフォルダー内のファイルは読み取り専用です。
- ここで言う "全員" とは、企業内の全ユーザーを指します。外部ユーザーは含まれません。
編集の権限を付与したり、外部ユーザーを招待したりする場合は、すべてのユーザーを招待してドキュメントを共有します。この方法については後半で説明します。
[全員と共有] フォルダー内のファイルは、他のユーザーにはどのように表示されるのでしょうか。まず、SkyDrive Pro ライブラリには各ユーザー自身の [全員と共有] フォルダーが存在することを理解している必要があります。つまり、自分の [全員と共有] フォルダーにファイルを格納しても、他のユーザーの [全員と共有] フォルダーには表示されません。この方法で共有したファイルを他のユーザーが閲覧するには、共有元ユーザーの [全員と共有] フォルダーを参照する必要があります。
自分の [全員と共有] フォルダーにあるファイルに他のユーザーを誘導する 1 つの方法として、リンクを送信することができます。ファイルを自分の [全員と共有] フォルダーに格納した後、ファイル名の横にある省略記号を選択してホバー パネルを開き、ファイルの URL をコピーします。
この URL を電子メールに貼り付けます。
ユーザーを検索して、そのユーザーの [全員と共有] フォルダーに移動し、フォルダー内の全コンテンツを参照することもできます。例として、私が鷲見研作さんの [全員と共有] フォルダーの内容を見る場合について説明しましょう。検索ボックスに名前を入力し、検索範囲を [ひと] に設定します。
鷲見研作さんを発見したら、リンクをクリックして個人用サイトに移動します。
鷲見研作さんのサイトで [ドキュメント] を選択し、鷲見研作さんの SkyDrive Pro ライブラリを参照します。
鷲見研作さんの [全員と共有] フォルダーを開くと、格納されているアイテムをすべて参照できます。
すべてのユーザーを招待してファイルを共有
[全員と共有] フォルダーにファイルを移動するほかに、"すべてのユーザー" を招待して任意の SkyDrive Pro フォルダーに格納されているファイルを共有することもできます。ファイル共有の手順は、ユーザーを選択して招待するときと同じです。ただし、ユーザー名を指定するときに「すべてのユーザー」と入力します。この方法では、編集権限の付与や、外部ユーザーとのファイル共有も可能です (ただし企業がこれを許可している場合のみ)。
- ファイル名の横にある省略記号を選択し、ホバーパネルを開きます。
- [共有]を選択します。
- [ユーザーの招待] ボックスで「すべてのユーザー」と入力します。
企業の設定によっては、複数の種類の "すべてのユーザー" オプションが使用できます。"すべてのユーザー" オプション (外部ユーザーも含め、過去にゲストリンクで招待して他のドキュメントを共有したことのあるすべてのユーザー) と、"外部ユーザー以外のすべてのユーザー" オプションを使用する場合が一般的です。 - 必要に応じて、各ユーザーに編集の権限を付与します。
- [共有]をクリックします。
全員と共有したファイルを他のユーザーが参照する方法
ユーザーを選択してファイルを共有した場合、そのファイルへのリンクが記載された電子メールが共有相手に送信されることはご存知かと思います。しかし、全員と共有するときは、すべてのユーザーを招待した場合、ファイルを [全員と共有] フォルダーに格納した場合のいずれも、電子メールは送信されません。これは、ファイルを全員と共有するたびに、社内全体に不要な電子メールが送信されることを防ぐためです。
では、全員と共有されたファイルをどのようにして見つけることができるのでしょうか。該当ファイルを探すには、ファイルに含まれる単語を使用して検索します。つまり、特にそのファイルを探していなくても、共有されたファイルで扱われているトピックの情報を探しているときに見つけることができるのです。
また、ファイルを共有したことを特定のユーザーに通知する場合は、ファイルの URL を記載した電子メールを送信できます。